PROSEDUR PEMINJAMAN RUANGAN RAPAT
LANTAI 1 GRHA PRODIA UTAMA
Grha Prodia Utama, Jl. Raden Saleh 55

A. Informasi Umum

1. Ruangan rapat pada lantai 1 Grha Prodia Utama 55 merupakan salah satu fasilitas di gedung Grha Prodia Utama yang dapat digunakan oleh seluruh entitas Prodia Group.
2. Dikarenakan keterbatasan ruangan, maka penggunaan ruangan rapat lantai 1 hanya dapat dilakukan jika salah satu pesertanya merupakan pemegang saham dan/atau komisaris dan/atau direksi dan/atau AVP dan/atau Regional Head (RH). Diperbolehkan pula digunakan oleh tim Marketing dengan pihak eksternal dengan persetujuan dan sepengetahuan direksi peminjam ruangan.
3. Lokasi ruangan rapat lantai 1 Grha Prodia Utama adalah pada lantai 1 Grha Prodia Utama Jl. Raden Saleh 55, di area depan ruangan PT Prodia Digital Indonesia.
4. Penggunaan ruangan rapat lantai 1 Grha Prodia Utama harus terlebih dahulu melalui prosedur kepada pengelola gedung.

B. Prosedur Penggunaan/Peminjaman
Syarat penggunaan/peminjaman ruangan rapat lantai 1 Grha Prodia Utama ditentukan sebagai berikut:

1. Mengisi aplikasi GIPS (Grhanis Integrated Portal System) sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
2. Setiap karyawan yang akan menggunakan ruangan ataupun peralatan harus menghubungi admin tiap perusahaannya yang telah diberikan otoritas atau akun untuk dapat menginput data peminjaman pada sistem.
3. Receptionist atau pengelola gedung akan menginfokan ketersediaan slot ruangan.
4. Dihimbau untuk membawa tumbler masing-masing untuk mendukung program Green Building.
5. Pengguna bertanggung jawab dalam menjaga kebersihan dan kerapihan sarana dan prasarana yang telah disediakan oleh pengelola gedung. Dalam hal membantu memastikan kebersihan dan kerapihan tersebut dibutuhkan bantuan dari tim ISS. Dikarenakan jam kerja ISS sampai dengan pukul 16.00 WIB, setiap pengguna yang menggunakan ruangan rapat lewat dari jam tersebut wajib meminta tim ISS untuk lembur dan biaya lembur akan dibebankan kepada pengguna. Apabila menggunakan ISS dari pengelola gedung, akan diberikan tagihan berupa debit note jika tim ISS harus bekerja lewat waktu kerja (lembur).
6. Pengguna wajib menjaga dan mempergunakan dengan baik peralatan dan perlengkapan yang telah disediakan.
7. Pengguna ruangan wajib menyertakan informasi kebutuhan PIC IT atau teknisi (dari pihak tenant atau tidak) untuk membantu kegiatan rapat maupun acara yang menggunakan conference tools dan memastikan alat-alat tersebut sudah dimatikan saat meninggalkan ruangan.
8. Pengguna diharapkan hanya menggunakan ruangan sesuai dengan durasi yang telah diajukan dalam formulir yang telah diinfokan kepada pengelola gedung.
9. Pengguna wajib memastikan seluruh peralatan elektronik seperti lampu, televisi, AC, pewangi ruangan dan perangkat komunikasi dalam keadaan tidak menyala setelah selesai digunakan.
10. Setelah menggunakan ruangan, wajib untuk lapor kepada pengelola gedung dan menyerahkan kunci ruangan kepada receptionist atau pengelola gedung.

Hormat Kami,
Pengelola Gedung